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IF函數是什麼？IF函數語法與參數解析IF函數基礎範例進階應用：巢狀IF與IFS函數巢狀IF（多條件判斷）IFS函數（多條件現代解法）IF函數與其他邏輯函數結合AND、OR、NOT結合結合COUNTIF、SUMIF等實務應用案例案例1：專案進度自動標記案例2：考勤異常自動判斷案例3：預算控管IF函數常見錯誤與排除方法FAQ：IF函數常見問題解答延伸技巧：IF與條件格式化搭配推薦工具與進階資源

IF函數是什麼？

IF函數是Excel最常用的邏輯函數之一，能根據指定條件自動判斷並回傳不同結果。無論是專案管理、數據分析、考勤統計還是預算控管，IF函數都能協助你自動化決策、減少人工判斷。

常見應用場景：

– 判斷業績是否達標

– 根據分數自動給予等級

– 根據日期判斷是否逾期

– 根據出勤天數計算獎金

IF函數語法與參數解析

IF函數的基本語法如下：

=IF(logical_test, value_if_true, value_if_false)

logical_test：要判斷的條件（如A1>100）

value_if_true：條件成立時要回傳的值

value_if_false：條件不成立時要回傳的值

參數細節與常見錯誤：

– 條件可為數字、文字、日期、邏輯運算式

– 文字結果需加上雙引號（如 “合格”）

– 括號遺漏、逗號用錯、引號遺漏是常見錯誤

– 若省略value_if_false，結果為FALSE

錯誤範例：

=IF(A1>100 "高", "低") ← 缺少逗號，會出現錯誤

=IF(A1>100, 高, 低) ← 未加引號，會出現錯誤

IF函數基礎範例

以下以不同型別資料，說明IF函數的基本用法。

範例情境

公式範例

結果說明

數字判斷

=IF(B2>=60, "及格", "不及格")

B2大於等於60回傳”及格”

文字判斷

=IF(C2="完成", "已結案", "進行中")

C2為”完成”回傳”已結案”

日期判斷

=IF(D2

D2早於今天回傳”逾期”

進階應用：巢狀IF與IFS函數

巢狀IF（多條件判斷）

當需要根據多個條件給予不同結果時，可將IF函數巢狀使用。例如成績分級：

=IF(E2>=90, "A", IF(E2>=80, "B", IF(E2>=70, "C", "D")))

E2≥90回傳A，80≤E2<90回傳B，70≤E2<80回傳C，其餘回傳D

限制與可讀性問題：

– 巢狀IF過多會讓公式難以閱讀與維護

– Excel舊版最多支援7層巢狀，新版可達64層，但不建議過度複雜

IFS函數（多條件現代解法）

IFS函數可簡化多條件判斷，語法更直觀：

=IFS(E2>=90, "A", E2>=80, "B", E2>=70, "C", E2<70, "D")

依序檢查條件，第一個成立即回傳對應值

優點：

– 可讀性高，維護容易

– 適合多條件分級、分類

IF函數與其他邏輯函數結合

AND、OR、NOT結合

AND：多條件皆成立才為真

OR：任一條件成立即為真

NOT：條件反向

範例：

– 同時達成兩目標才算合格：

=IF(AND(F2>=80, G2="完成"), "合格", "不合格")

– 任一條件達成即通過：

=IF(OR(H2="及格", I2="補考通過"), "通過", "未通過")

– 非特定狀態：

=IF(NOT(J2="離職"), "在職", "已離職")

結合COUNTIF、SUMIF等

COUNTIF：計算符合條件的數量

SUMIF：加總符合條件的數值

範例：

– 若某部門人數超過10人，標記為”大型部門”：

=IF(COUNTIF(A:A, "行銷部")>10, "大型部門", "一般部門")

實務應用案例

案例1：專案進度自動標記

專案名稱

進度(%)

標記公式

結果

A專案

95

=IF(B2>=90, "已完成", "進行中")

已完成

B專案

60

=IF(B3>=90, "已完成", "進行中")

進行中

案例2：考勤異常自動判斷

員工姓名

遲到次數

判斷公式

結果

王小明

2

=IF(C2>3, "需輔導", "正常")

正常

李小華

5

=IF(C3>3, "需輔導", "正常")

需輔導

案例3：預算控管

項目

實際支出

預算

判斷公式

結果

行銷費用

120000

100000

=IF(B2>C2, "超支", "正常")

超支

IF函數常見錯誤與排除方法

錯誤類型

常見訊息/現象

排除方法與說明

括號遺漏

#NAME?、#VALUE!

檢查公式括號、逗號是否正確

引號遺漏

#NAME?

文字必須加雙引號

型別錯誤

結果不如預期

確認比較的資料型別（數字/文字）

空值處理

結果為空或錯誤

可用ISBLANK或""處理空值

巢狀過深

公式難維護

建議改用IFS函數或輔助欄位

條件格式錯誤

結果全為FALSE

檢查條件運算式是否正確

最佳實踐：

– 公式撰寫後，善用公式評估工具檢查

– 逐步拆解複雜公式，便於除錯

FAQ：IF函數常見問題解答

Q1：IF函數最多可以巢狀幾層？

A：新版Excel最多支援64層巢狀，但建議不超過3~5層，過多會影響可讀性與維護。

Q2：IF與IFS有何不同？

A：IFS可直接處理多條件判斷，語法更簡潔，適合條件分級；IF需巢狀多層，較難維護。

Q3：IF函數可以處理日期或文字嗎？

A：可以。日期可直接比較（如A1

Q4：如何避免巢狀IF太複雜？

A：可改用IFS函數、輔助欄位或結合查找函數（如VLOOKUP）。

Q5：IF函數遇到空值怎麼辦？

A：可用ISBLANK判斷或設計空值時的回傳結果（如=IF(A1="", "未填寫", "已填寫")）。

延伸技巧：IF與條件格式化搭配

IF函數雖無法直接用於條件格式化，但條件格式化的「公式」選項可運用類似邏輯，實現自動標色、警示等效果。

範例：

– 若分數低於60自動標紅

1. 選取分數欄

2. 條件格式化→新規則→使用公式

3. 輸入公式：=B2<60

4. 設定紅色填滿

推薦工具與進階資源

若你需要在團隊協作、專案管理中大量運用Excel進行資料判斷與自動化，建議可結合如 Monday.com、ClickUp、Notion 等現代化專案管理平台。這些工具支援自訂欄位、條件自動化與進階報表，能大幅提升團隊效率，適合專案經理、團隊領導與知識工作者進行跨部門協作與數據追蹤。